Koordinator*in /Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Vollzeit (100%)

Das Bayerische Hochschulzentrum für Lateinamerika (BAYLAT) ist eine bayernweit tätige Serviceeinrichtung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst (StMWK). BAYLAT fördert die Vernetzung von bayerischen und lateinamerikanischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen und hat die Aufgabe, den Bekanntheitsgrad des Standortes Bayern als Zentrum für Technologie und Innovation sowie Wissenschaft und Lehre in 20 Ländern Lateinamerikas zu steigern. BAYLAT hat seinen Sitz an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Die Ziele von BAYLAT sind direkt mit der Internationalisierungsstrategie der Hochschulen des Freistaates Bayern verbunden.
Das Bayerische Hochschulzentrum für Lateinamerika (BAYLAT) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Koordinator*in /Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Vollzeit (100%)

Das Aufgabengebiet umfasst u. a.

• Organisation und Nachbearbeitung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen der Geschäftsführung und ReferentInnen

• Protokollführung bei internen und externen Terminen

• Beratungsdienst für Studierende, WissenschaftlerInnen, Regierungen und Institutionen aus Bayern und Lateinamerika

• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen aller Art: Kostenkalkulation, Mitorganisation, Nacharbeit, statistische Auswertung

• Unterstützung bei der Organisation von Delegationsreisen nach Lateinamerika sowie Delegationsbesuchen aus Lateinamerika mit Mitwirkung bei der Programmerstellung und -planung, Kontaktherstellung und ggf. Begleitung

• Unterstützung bei der Erarbeitung und Realisierung von BAYLAT-Projekten

• Unterstützung bei der Koordination von Förder- und Stipendienprogrammen

• Erstellung von Berichten mit statistischer Auswertung

• Übersetzungen und Redaktion von Dokumenten und Texten aller Art auf Spanisch, Englisch, Deutsch

• Unterstützung der Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Terminkoordination für die Geschäftsführung und z.T. ReferentInnen

• Fristenüberwachung und Reisemanagement (z.T. Anfertigung von Reisekostenabrechnungen)

• Büroorganisation

• Eigenständige Verwaltung der Beratungsstatistik

• Erstellung von Power Point Präsentationen

• Pflege der Datensammlung und Datenbanken

• Diverse bereichsübergreifende Aufgaben

Notwendige Qualifikation

Gesucht wird eine Persönlichkeit mit abgeschlossenem Bachelorhochschulstudium. Einstellungsvoraussetzungen sind Muttersprache Deutsch und sehr gute Spanisch- und Englischkenntnisse.


Einschlägige Berufserfahrung im Koordinations- und Assistenzbereich. Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere Assistenztätigkeiten und die direkte Zu- und Zusammenarbeit für und mit der Geschäftsführung. Bei dem beschriebenen Sachgebiet handelt es sich um Innen- und Außendienst, deren Tätigkeit gründliche und umfassende Kenntnisse und selbstständige Leistungen erfordert, weshalb ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, sorgfältiger Arbeitsweise, hervorragende Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität – auch unter hoher Belastung – weitere Voraussetzungen sind.


Weitere Einstellungskriterien sind Sicherheit im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Power Point, Bereitschaft für Reisen innerhalb Deutschlands, Organisationstalent, hohe interkulturelle Kompetenz, sehr gutes Kommunikationsvermögen und Flexibilität. Ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit wird vorausgesetzt.

Wünschenswerte Qualifikation

• Lateinamerika-Erfahrung

• Kenntnisse in Adobe Photoshop

• TYPO3-Kenntnisse

• Kenntnisse in der Datenbankanwendung mit MS Access

• Kenntnisse im Projektmanagement

Bemerkungen

Die Universität Erlangen-Nürnberg fördert die berufliche Zukunft von Frauen, Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht.


Schwerbehinderte im Sinne des Schwerbehindertengesetzes werden bei gleicher fachlicher Qualifikation und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.


Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Kopien von Schul-, Berufsausbildungs- und Arbeitszeugnisse) sowohl per Post als auch als ein zusammenhängendes PDF-Dokument per E-Mail an: baylat-bewerbung@fau.de


Bitte senden Sie keine Originaldokumente.

Bewerbung

Dr. de Melo-Reiners, Irma Silvana, LL.M.
Zentrale wissenschaftliche Einrichtungen der FAU
Bayerisches Hochschulzentrum für Lateinamerika (BAYLAT)
Apfelstraße 6,
91054 Erlangen