Teamassistenz / Assistenz der Leiterin Geschäftsstelle WW (m/w/d)

Die Geschäftsstelle des Departments Werkstoffwissenschaften an der Technischen Fakultät (Südgelände) der FAU sucht eine

Das Aufgabengebiet umfasst

  • Unterstützung der Geschäftsführung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten, wie z. B. der Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung sowie bei anderen Verwaltungsvorgängen, einschließlich erforderlicher Abstimmungen innerhalb des Departments, der Technischen Fakultät, mit den Abteilungen und Referaten der zentralen Universitätsverwaltung oder mit externen Unternehmen und Partnern
  • Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstelle bei Marketing-Aktivitäten und der Erfassung, Strukturierung und (grafischen) Aufbereitung von Informationen und Daten, z. B. in Word, Excel oder PowerPoint sowie eigenständiges Erstellen von einzelnen Dokumenten nach Anweisung
  • Kontakt und Korrespondenz (persönlich, telefonisch und elektronisch) mit Vertreterinnen und Vertretern aller "Statusgruppen" (Professorinnen und Professoren, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Studierende sowie Studieninteressierte) innerhalb und außerhalb der Universität, auch einschließlich internationaler Kontakte
  • Selbstständige Planung und Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen sowie mitunter auch die aktive Teilnahme und Nachbereitung, z. B. im Rahmen der "Lange Nacht der Wissenschaften" oder bei Gremiensitzungen, vereinzelt auch außerhalb der regulären Kernarbeitszeiten

Qualifikationen

Notwendige Qualifikationen:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung
  • Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit gängiger MS Office-Software
  • Selbstständige, engagierte, serviceorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Eigeninitiative sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab

Wünschenswerte Qualifikationen:

  • Kenntnisse der Hochschulstrukturen
  • Erfahrung im universitären Verwaltungsbereich
  • Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung
  • Erfahrung mit HIS-FSV
  • Erfahrung mit den elektronischen Plattformen (UniVis, Campo)

Ergänzende Beschreibung

Wir bieten:

  • Eine krisensichere Beschäftigung
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeit, Gleitzeit; Mehrarbeit kann durch Freizeit ausgeglichen werden
  • Ein Team, das Sie gerne unterstützt
  • Eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie eine Jahressonderzahlung
  • 30 Tage Urlaub pro vollem Kalenderjahr, darüber hinaus sind der 24.12. und der 31.12. zusätzlich frei
  • Zusätzliche Betriebsrente durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
  • Büroräume in fußläufiger Nähe zum ÖPNV
  • Aktives Gesundheitsmanagement

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet; eine anschließende Entfristung ist möglich.

Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung gerne auch Nachweise über berufliche und/oder private Weiterqualifikation, z. B. im Rahmen von Volkshochschul-Kursen, sonstigen Fortbildungsmaßnahmen oder auch durch ehrenamtliches Engagement bei.

Wir freuen uns auf Ihre elektronische Bewerbung, bitte zusammengefasst in EINER pdf-Datei. Diese senden Sie bitte per E-Mail an: dagmar.senft@fau.de

Anmerkung

Für alle Stellenausschreibungen gilt: Die Friedrich-Alexander-Universität fördert die berufliche Gleichstellung der Frauen. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte im Sinne des Schwerbehindertengesetzes werden bei gleicher fachlicher Qualifikation und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt, wenn die ausgeschriebene Stelle sich für Schwerbehinderte eignet. Details dazu finden Sie in der jeweiligen Ausschreibung unter dem Punkt "Bemerkungen".

Bei Wunsch der Bewerberin, des Bewerbers, kann die Gleichstellungsbeauftragte zum Bewerbungsgespräch hinzugezogen werden, ohne dass der Bewerberin, dem Bewerber dadurch Nachteile entstehen.

Ausgeschriebene Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, es sei denn, im Ausschreibungstext erfolgt ein anderweitiger Hinweis.

Veröffentlichungsdatum: 10.03.2023