Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit 20-30 Std./Woche.

Der Lehrstuhl für Technische Dynamik der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg sucht eine

Das Aufgabengebiet umfasst

  • Eigenständige Durchführung von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz in Englisch und Deutsch, Terminplanung, Verwaltung von Dokumenten, etc.)
  • Finanzverwaltung (laufende Mittelbewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, Abwicklung des Anordnungswesens betreffend des Lehrstuhlhaushaltes und der Drittmittelprojekte, Mitarbeit bei der Projektabrechnung), Inventarisierung
  • Personalverwaltung (Einstellungen mit sämtlichen Nebenarbeiten und Verwaltung des Personalhaushalts, Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen, Personalaktenführung) und Unterstützung bei der Personalplanung
  • Verwaltung von studentischen Arbeiten (Bachelor-Master, Projektarbeiten) und von Studienangelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem Prüfungsamt
  • Dienstreisevorbereitungen und deren Abrechnungen
  • Organisation von Veranstaltungen, Meetings, Betreuung von Gastwissenschaftler/-innen

Sonstiges

  • Raum- und Materialverwaltung
  • Bibliotheksverwaltung
  • Schlüsselverwaltung
  • Organisatorische Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden des Lehrstuhls

Qualifikationen

Notwendige Qualifikationen:

  • Abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung und entsprechende Berufserfahrung
  • Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache gut bis sehr gut in Wort und Schrift, u.a. zur Kommunikation/Korrespondenz mit Mittelgebern und Stabsstellen
  • Erfahrung im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen

Wünschenswerte Qualifikationen:

  • Erfahrungen mit Sekretariatsaufgaben und/oder im kaufmännischen Bereich und mit universitären Organisationsabläufen insbesondere mit Finanz- und Personalverwaltung
  • strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
  • sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben, Teamfähigkeit
  • hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein
  • Latex-Kenntnisse sind von Vorteil
  • Kenntnisse mit universitätsweiten Verwaltungssystemen, z.B. Verwaltungssoftware HIS-FSV

Ergänzende Beschreibung

Es erwartet Sie ein freundliches, wertschätzendes Umfeld eines Lehrstuhls.

Wir bieten Ihnen im Rahmen der Universitätsstruktur viele Möglichkeiten, eigene Vorstellungen und Ideen einzubringen und umzusetzen sowie auch eine Flexibilität bezüglich der Einteilung der Arbeitszeiten.

Eine langfristige Anstellung wird unsererseits angestrebt.

Anmerkung

Für alle Stellenausschreibungen gilt: Die Friedrich-Alexander-Universität fördert die berufliche Gleichstellung der Frauen. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte im Sinne des Schwerbehindertengesetzes werden bei gleicher fachlicher Qualifikation und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt, wenn die ausgeschriebene Stelle sich für Schwerbehinderte eignet. Details dazu finden Sie in der jeweiligen Ausschreibung unter dem Punkt "Bemerkungen".

Bei Wunsch der Bewerberin, des Bewerbers, kann die Gleichstellungsbeauftragte zum Bewerbungsgespräch hinzugezogen werden, ohne dass der Bewerberin, dem Bewerber dadurch Nachteile entstehen.

Ausgeschriebene Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, es sei denn, im Ausschreibungstext erfolgt ein anderweitiger Hinweis.

Veröffentlichungsdatum: 24.05.2022