Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) in Vollzeit

Der Lehrstuhl für Fertigungsmesstechnik bietet eine unbefristete Anstellung als Verwaltungsfachangestellte in Vollzeit

Der Lehrstuhl für Fertigungsmesstechnik ist einer von 10 Lehrstühlen des Departments Maschinenbau, welches zur Technischen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) gehört. Die Schwerpunkte der Forschungsaktivitäten des Lehrstuhls für Ferti-gungsmesstechnik liegen seit seiner Gründung im Bereich der Fertigungsmesstechnik auf der meso-, mikro- und nanoskaligen sowie skalenübergreifenden Oberflächen-, Kontur-, Form- und Koordinatenmesstechnik mit taktilen, optischen und Röntgen-computertomografischen Messverfahren und der Messunsicherheitsanalyse sowie ausgewählten Aspekten des Qualitätsmanagements. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in der Nägelsbachstraße 25 in Erlangen eine/n Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) für das Lehrstuhlsekretariat als Nachfolge für unsere altersbedingt ausscheidende Sekretärin, die oder der die aktuellen Vorgaben und Vorschriften der FAU erlernt oder bereits kennt und diese bei der Erledigung der Verwaltungsaufgaben berücksichtigt. Sie übernehmen einen großen Teil der verwaltungstechnischen Aufgaben des Lehrstuhls und koordinieren deren Erledigung. Weiterhin übernehmen Sie Aufgaben als Mitarbeiterin im Kompetenzzentrum Buchhaltung.Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Allgemeine organisatorische und verwaltungstechnische Lehrstuhlaufgaben,
• Verwaltung der Finanzangelegenheiten des Lehrstuhls inkl. Buchungen im Finanz- und Sachmittelverwaltungssystem (FSV) sowie in Drittmittelbereichen unter Beachtung der Bewilligungsrichtlinien sowie die verwaltungstechnische Abwicklung der Verwendungen,
• Bearbeitung von studentischen Angelegenheiten,
• Unterstützung bei der Einstellung von studentischen Hilfskräften sowie wissenschaftlichen und technischen Mitarbeitenden,
• Postein- und -ausgangsverwaltung des Lehrstuhls,
• Korrespondenz des Lehrstuhls in deutscher und englischer Sprache,
• Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung,
• Terminplanung und -überwachung,
• Unterstützung bei der Pflege des Webauftritts,
• Team-Assistenz,
• Wahrnehmung von Aufgaben des Departments im Bereich Buchhaltung, insbes. Beratung der Sekretariate des Departments Maschinenbau bei Problemen, die die Buchhaltung betreffen, Erarbeitung von Lösungsvorschlägen, Dokumentation, Schulungen.

Notwendige Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation,
• (Sehr) Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
• Buchhalterische Kenntnisse,
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen, insb. Excel, Word, Power Point,
• Selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative,
• Organisationstalent, Kontakt- und Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuver-lässigkeit.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und Verwaltung,
• Selbständige und zuverlässige Durchführung von Buchhaltungsangelegenheiten und Erfahrung mit Verwaltungsaufgaben sowie mit Finanz- und Sachmittelverwaltung,
• Kenntnisse in der Anwendung digitaler Kommunikationsmedien.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Einstellung erfolgt mehrere Monate vor dem Ausscheiden unserer jetzigen Sekretärin, um eine effiziente Einarbeitung und Übergabe der Aufgaben zu gewährleisten. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen (bevorzugt TV-L E 8).